Versie 1.1 - laatste update 10 mei 2026
1. Definities
In deze algemene voorwaarden betekent:
- Reflect Media: de eenmanszaak Reflect Media, Beellaan 12, 5251 SM Vlijmen, ingeschreven bij de KvK onder nummer 81053908, BTW-nummer NL003523247B53.
- Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die met Reflect Media een overeenkomst sluit of een offerte aanvraagt.
- Overeenkomst: elke afspraak tussen partijen tot het leveren van diensten of producten, inclusief offertes, opdrachtbevestigingen, samenwerkingsovereenkomsten en deelopdrachten.
- Diensten: alle door Reflect Media te leveren werkzaamheden, waaronder content creatie, fotografie, video, social media management, advertentiebeheer (Meta Ads, Google Ads, TikTok Ads, LinkedIn Ads), websites, branding en consultancy.
- Werken: alle resultaten van de diensten, zoals foto's, video's, ontwerpen, code, teksten, captions, strategiedocumenten en campagne-opzetten.
2. Toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen Reflect Media en opdrachtgever. Door het aanvragen van een offerte of het verstrekken van een opdracht aanvaardt opdrachtgever de toepasselijkheid van deze voorwaarden.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig wanneer ze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen. Algemene voorwaarden van opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij wij die schriftelijk hebben aanvaard.
Wanneer een bepaling uit deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen treden in dat geval in overleg om een vervangende bepaling overeen te komen die de strekking van de oorspronkelijke zo dicht mogelijk benadert.
3. Aanbiedingen en offertes
Al onze aanbiedingen en offertes zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen na uitgifte, tenzij anders vermeld. Prijzen zijn in euro's en exclusief BTW, reiskosten en onkosten zoals stockmateriaal, licenties of advertentiebudget, tenzij expliciet anders vermeld.
Reflect Media is niet gebonden aan kennelijke vergissingen of verschrijvingen in offertes. Samengestelde prijsopgaven verplichten ons niet tot het verrichten van een gedeelte van de opdracht tegen een overeenkomstig deel van de opgegeven prijs.
4. Totstandkoming van de overeenkomst
De overeenkomst komt tot stand op het moment dat opdrachtgever de offerte of opdrachtbevestiging schriftelijk (per e-mail of digitaal getekend document) accepteert, dan wel zodra wij feitelijk beginnen met uitvoering van de werkzaamheden in opdracht van opdrachtgever.
Mondeling gemaakte afspraken zijn pas bindend zodra deze schriftelijk zijn bevestigd.
5. Uitvoering van de opdracht
Reflect Media voert opdrachten uit naar beste inzicht en vermogen en in lijn met de eisen van goed vakmanschap. Wij hebben een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting, tenzij dit nadrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.
Wij bepalen zelf hoe en met welke middelen wij het werk uitvoeren, in overleg met opdrachtgever waar dat de uitkomst beïnvloedt. Wij zijn gerechtigd derden in te schakelen voor uitvoering van (onderdelen van) de opdracht; deze algemene voorwaarden zijn op die derden van toepassing.
Voor opdrachten met een doorlooptijd langer dan één maand werken we in cycli met duidelijke deliverables, deadlines en tussentijdse review-momenten. Opgegeven leveringstermijnen zijn indicatief en gelden niet als fatale termijnen.
6. Verplichtingen opdrachtgever
Opdrachtgever zorgt dat alle informatie, materialen, toegangen en beslissingen die voor de uitvoering noodzakelijk zijn tijdig, volledig en in bruikbare vorm worden aangeleverd. Onder materialen vallen onder andere logo's, brandassets, productfoto's, klanttestimonials, websitetoegang, ad-account toegang en meet/tracking-instellingen.
Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van aangeleverde informatie en is verantwoordelijk voor goedkeuring van conceptversies binnen de afgesproken termijnen. Vertragingen door late of incomplete aanlevering komen voor rekening van opdrachtgever en kunnen leiden tot doorbelasting van extra uren.
Wanneer opdrachtgever ad-accounts of social media accounts laat beheren, vrijwaart zij Reflect Media voor schade door incorrecte toegangsrechten, eigendoms-issues of platformschorsingen die buiten onze invloed liggen.
7. Wijzigingen en meerwerk
Wijzigingen op de oorspronkelijke scope die leiden tot meerwerk worden vooraf besproken en separaat geoffreerd. Wij voeren geen meerwerk uit zonder schriftelijk akkoord van opdrachtgever.
Onder meerwerk vallen onder andere: extra revisierondes boven de afgesproken hoeveelheid, conceptuele wijzigingen na akkoord op creatieve richting, extra deliverables, uitbreiding van platformen of campagnes, en spoedopdrachten met een doorlooptijd korter dan de afgesproken normtermijn.
8. Honorarium, prijzen en facturatie
Voor projecten op basis van een vaste prijs factureren we 50% bij opstart en 50% bij oplevering, tenzij anders overeengekomen. Voor projecten met een doorlooptijd langer dan twee maanden kunnen we tussentijdse mijlpaalfacturen sturen.
Voor doorlopende abonnementen (retainers) factureren wij maandelijks vooraf. Tarieven voor retainers worden jaarlijks per 1 januari geïndexeerd conform de CBS dienstenprijsindex marketing- en reclamebureaus, met een maximum van 7%.
Advertentiebudgetten lopen rechtstreeks via de ad-accounts van opdrachtgever, tenzij anders overeengekomen. Reflect Media is niet aansprakelijk voor uitgaven binnen door opdrachtgever geaccordeerde budgetten.
De betaaltermijn is 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen. Betaling vindt plaats zonder verrekening of opschorting.
9. Betalingsachterstand
Bij niet-tijdige betaling is opdrachtgever van rechtswege in verzuim zonder dat ingebrekestelling vereist is. Vanaf dat moment is opdrachtgever de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) verschuldigd over het openstaande bedrag.
Alle gerechtelijke en buitengerechtelijke incassokosten komen voor rekening van opdrachtgever, met een minimum van 15% van het verschuldigde bedrag conform de Wet incassokosten (WIK), met een minimum van € 75.
Bij blijvend verzuim zijn wij gerechtigd om - na schriftelijke aankondiging - de uitvoering van de overeenkomst op te schorten of te beëindigen. Voor doorlopende abonnementen kan toegang tot platformen of opgeleverde werken worden ingetrokken tot betaling is voldaan.
10. Intellectueel eigendom
Het auteursrecht en alle andere intellectuele eigendomsrechten op door Reflect Media gemaakte werken berusten bij Reflect Media. Dit geldt ook voor concepten, voorstellen, ontwerpen, scripts en strategiedocumenten die wij tijdens een offertetraject leveren.
Pas wanneer opdrachtgever de volledige bijbehorende factuur heeft voldaan, verkrijgt opdrachtgever een niet-exclusief gebruiksrecht op de geleverde werken voor het doel dat in de overeenkomst is omschreven. Dit gebruiksrecht is niet overdraagbaar zonder schriftelijke toestemming.
Voor fotografie, video en branding-deliverables geldt specifiek:
- Bewerkte eindbestanden mogen door opdrachtgever vrij worden gebruikt voor de in de opdracht omschreven doelen (online, print, social).
- Ruwe bestanden (RAW foto's, ongemonteerd videomateriaal, source-files van ontwerpen) blijven eigendom van Reflect Media en worden niet standaard meegeleverd. Overdracht is mogelijk tegen aanvullende vergoeding.
- Doorverkoop, ter beschikking stellen aan derden of aanpassing van geleverde werken door derden is niet toegestaan zonder schriftelijke toestemming.
Reflect Media behoudt het recht om gemaakt werk te tonen in onze portfolio, op de website, op social media en in commerciële publicaties, tenzij schriftelijk een geheimhoudingsclausule is afgesproken.
11. Materialen van opdrachtgever
Opdrachtgever garandeert dat alle door haar aangeleverde materialen (foto's, video's, logo's, teksten, muziek) vrij zijn van rechten van derden of dat zij over de benodigde licenties beschikt om die materialen door ons te laten gebruiken.
Opdrachtgever vrijwaart Reflect Media voor alle aanspraken van derden ter zake van inbreuken op intellectuele eigendomsrechten of portretrechten met betrekking tot door opdrachtgever aangeleverde of aangewezen materialen.
12. Resultaten en garanties bij advertentiebeheer
Bij advertentiebeheer (Meta Ads, Google Ads, TikTok, LinkedIn) spannen wij ons in voor het best haalbare resultaat. Wij geven echter geen garanties op specifieke KPI's zoals ROAS, CPA, conversies of impressies. Resultaten hangen mede af van factoren buiten onze invloed: productaanbod, prijsniveau, landingspagina-kwaliteit, seizoenseffecten, platformwijzigingen en biedstrategieën van concurrenten.
Wijzigingen in algoritmes, policies of accountstatus van de advertentieplatforms vallen buiten onze controle. Schade door afkeuring, schorsing of opheffing van advertentie- of social-media accounts door het platform komt voor rekening van opdrachtgever, tenzij sprake is van grove nalatigheid aan onze zijde.
13. Geheimhouding
Partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij over en weer in het kader van de overeenkomst ontvangen, voor de duur van de samenwerking en voor een periode van vijf jaar daarna.
Onder vertrouwelijke informatie valt onder andere bedrijfsstrategie, klantgegevens, financiële cijfers, prijsstellingen, productontwikkeling en data die als zodanig is aangemerkt of redelijkerwijs als vertrouwelijk te beschouwen is. Niet vertrouwelijk is informatie die publiekelijk bekend is, onafhankelijk is verkregen of door wet- of regelgeving moet worden verstrekt.
14. Privacy en gegevensverwerking
Voor zover wij in opdracht van opdrachtgever persoonsgegevens verwerken (bijvoorbeeld bij CRM-koppelingen, lead-formulieren of klantonderzoek), treden wij op als verwerker in de zin van de AVG. Op verzoek sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
De wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens van websitebezoekers, leads en relaties staat beschreven in ons privacybeleid. Voor verzoeken tot verwijdering van je gegevens, zie data verwijderen.
15. Aansprakelijkheid
Onze aansprakelijkheid voor directe schade is beperkt tot het bedrag dat in de drie maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende voorval onder de betreffende overeenkomst aan opdrachtgever is gefactureerd, met een absoluut maximum van € 10.000 per gebeurtenis of samenhangende reeks van gebeurtenissen.
Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade of schade door bedrijfsstagnatie.
Iedere aanspraak op schadevergoeding vervalt door verloop van twaalf maanden na het ontstaan van de vordering, tenzij opdrachtgever binnen die termijn een gerechtelijke procedure aanhangig heeft gemaakt.
De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Reflect Media of haar leidinggevenden.
16. Overmacht
Onder overmacht wordt verstaan elke omstandigheid buiten onze wil of controle die de nakoming van de overeenkomst tijdelijk of blijvend verhindert. Hieronder vallen onder andere: ziekte van sleutelpersonen, technische storingen bij hosting- of platformleveranciers, internetuitval, brand, overstroming, natuurrampen, pandemieën, oorlogshandelingen, overheidsmaatregelen, stakingen en cyberincidenten.
Tijdens overmacht worden onze verplichtingen opgeschort. Duurt de overmachtssituatie langer dan 30 dagen, dan zijn beide partijen bevoegd de overeenkomst te ontbinden zonder schadeplichtigheid, met behoud van het recht op betaling voor reeds geleverd werk.
17. Beëindiging en opzegging
Doorlopende overeenkomsten (retainers en abonnementen) kunnen door beide partijen worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van één kalendermaand, tegen het einde van een kalendermaand, tenzij in de overeenkomst een langere termijn is afgesproken.
Eenmalige projectopdrachten kunnen niet tussentijds worden opgezegd; bij tussentijdse beëindiging is opdrachtgever verplicht het volledige projectbedrag te voldoen.
Reflect Media is gerechtigd de overeenkomst zonder ingebrekestelling en zonder schadeplichtigheid met onmiddellijke ingang te beëindigen wanneer:
- opdrachtgever in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt of de bedrijfsactiviteiten staakt;
- opdrachtgever na een schriftelijke aanmaning haar betalingsverplichtingen niet binnen 14 dagen nakomt;
- opdrachtgever in strijd handelt met essentiële verplichtingen uit de overeenkomst of deze voorwaarden.
18. Klachten
Klachten over geleverde werken of dienstverlening moeten zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 14 dagen na ontdekking, schriftelijk en gemotiveerd aan ons worden gemeld. Na deze termijn vervalt het recht op reclamatie. Reclames schorten de betalingsverplichting van opdrachtgever niet op.
Bij een terechte klacht zullen wij naar onze keuze het werk kosteloos herstellen, vervangen of een evenredig deel van de factuur crediteren.
19. Niet-werving van personeel
Gedurende de looptijd van de overeenkomst en gedurende 12 maanden daarna zal opdrachtgever geen werknemers of vaste freelancers van Reflect Media in dienst nemen of voor zichzelf laten werken, anders dan via Reflect Media, behoudens onze schriftelijke toestemming. Bij overtreding is opdrachtgever een direct opeisbare boete verschuldigd van € 25.000 per overtreding, onverminderd het recht op volledige schadevergoeding.
20. Wijzigingen voorwaarden
Wij zijn gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen treden in werking 30 dagen na schriftelijke bekendmaking aan opdrachtgever. Bij ingrijpende wijzigingen in het nadeel van opdrachtgever heeft zij het recht de overeenkomst tegen de invoeringsdatum schriftelijk op te zeggen.
21. Toepasselijk recht en geschillen
Op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen Reflect Media en opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (CISG) is uitgesloten.
Partijen proberen geschillen eerst in goed overleg op te lossen. Slaagt dat niet, dan worden geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Oost-Brabant, locatie 's-Hertogenbosch, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.
22. Contact en deponering
Vragen over deze voorwaarden of de uitvoering van een opdracht kun je sturen naar robin@reflectagency.nl.
Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder KvK-nummer 81053908 en raadpleegbaar op reflectagency.nl/voorwaarden. Wij sturen op verzoek kosteloos een kopie toe.