Hoe we omgaan met jouw gegevens.

Versie 2.0 - laatste update 10 mei 2026

1. In het kort

Reflect Media verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om contact te kunnen leggen, kennismakings- en klantopdrachten uit te voeren, de website te laten werken en gebruik daarvan te meten. We delen geen persoonsgegevens met derden voor advertentiedoeleinden, we verkopen geen data, en we gebruiken klantdata niet om AI-modellen te trainen.

Verantwoordelijke in de zin van de AVG is Reflect Media. Voor alle privacyvragen, verzoeken om inzage, correctie of verwijdering bereik je Robin Aerts via robin@reflectagency.nl. We reageren binnen vijf werkdagen.

• Handelsnamen: Reflect Media en Reflect AI
• Adres: Beellaan 12, 5251 SM Vlijmen
• KvK: 81053908
• BTW: NL003523247B53
• Telefoon: +31 6 2194 9343

2. Welke gegevens we verwerken

2.1 Bezoek aan deze website

• Technische gegevens:IP-adres (geanonimiseerd waar mogelijk), browser- en device-info, schermgrootte, taal, verwijzingsbron (referrer), bezochte pagina's, timestamps.
• Gedragsgegevens: hoe je de site gebruikt (pagina-views, klik-events, scrolldiepte), verzameld via analytics (zie sectie 5 en 6).
• Cookies: functioneel-noodzakelijke cookies plus, op basis van toestemming, analytische en marketing-cookies. Zie sectie 6 voor het volledige overzicht.

2.2 Contactformulier en e-mail

• Naam en e-mailadres
• Telefoonnummer (optioneel)
• Bericht-inhoud die jij invult
• Bedrijfsnaam (indien opgegeven)

2.3 Kennismakingsformulier (intake)

Wanneer je via /kennismaking een gesprek inplant, verwerken we:

• Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel)
• Sector, teamgrootte, belangrijkste pijnpunt, huidige aanpak en urgentie
• Het gekozen tijdslot voor de kennismaking (datum, tijd, tijdzone)

De agenda-stap loopt via Cal.com en/of Google Calendar. Bij het boeken gaan deze gegevens naar de betreffende dienst zodat de afspraak en bevestigingsmail kan worden gegenereerd.

2.4 In klanttrajecten

• Proces- en bedrijfsinformatie die binnen de scope van het project nodig is (campagnedoelen, doelgroep-data, content-richtlijnen, merkmateriaal).
• Toegangs- en accountgegevens om campagnes te beheren (bv. Meta Business Manager, Google Ads, social media-accounts). Toegang wordt verleend via officiële platform-uitnodigingen, nooit via het delen van wachtwoorden.
• Factuur- en bedrijfsgegevens voor administratie en wettelijke bewaarplicht.
• Beeldmateriaal en content die in opdracht is opgenomen of aangeleverd, inclusief eventuele model-releases.

2.5 Gegevens uit advertentieplatformen (Meta, Google, TikTok)

Voor klanten waar wij in opdracht campagnes beheren, krijgen we via Meta Business Manager, Google Ads en/of TikTok Ads Manager toegang tot het ad-account en bijbehorende inzichten:

• Account- en campagnedata: campagne-structuur, ad-sets, creatives, budgetten, bestedingen en performance-metrics (impressies, klikken, conversies, ROAS).
• Aggregated audience insights: demografische en gedragsmatige inzichten op aggregaat-niveau. We verwerken geen individueel herleidbare gebruikersprofielen.
• Conversie-data: via Meta Pixel / Conversions API en Google Ads conversion-tracking zoals door de klant geïmplementeerd op zijn of haar eigen domein. Deze data blijft eigendom van de klant en wordt door ons alleen gebruikt voor campagne-optimalisatie binnen het beheerde account.

We zijn voor deze verwerking verwerker namens de klant; de klant blijft verantwoordelijke. We gebruiken deze data niet voor eigen marketing of voor andere klanten.

2.6 Wat we niet verwerken

• We tracken bezoekers niet over websites heen voor advertentiedoeleinden.
• We koppelen geen formulierdata aan ad-platformen zonder jouw expliciete toestemming.
• We voeren geen klantdata in publieke AI-modellen tenzij dit expliciet en schriftelijk in de opdracht is afgesproken.
• We verkopen, verhuren of ruilen geen persoonsgegevens met derden.

3. Doelen en grondslagen

Voor elke verwerking hebben we een doel en een AVG-grondslag (artikel 6 AVG):

• Contact en offertes - uitvoering van de overeenkomst, of jouw verzoek voorafgaand daaraan (art. 6 lid 1 b).
• Project-uitvoering en support - uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 b).
• Beheer van advertentie-accounts in opdracht - uitvoering van de overeenkomst, met een verwerkersovereenkomst tussen Reflect Media en de klant.
• Facturatie en administratie - wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 c) - fiscale bewaarplicht 7 jaar.
• Site-werking en beveiliging - gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 f).
• Analytics en optimalisatie - toestemming (art. 6 lid 1 a), zie cookieverklaring.
• Direct contact n.a.v. een aanvraag - uitvoering van de overeenkomst of jouw verzoek (art. 6 lid 1 b).

4. AI-verwerking en klantdata

We bouwen voor sommige klanten content- en automatiserings-oplossingen die AI-modellen gebruiken (onder andere Anthropic Claude en OpenAI). Daarvoor gelden de volgende uitgangspunten:

• Niet zonder afspraak. Klantdata gaat alleen naar externe AI-leveranciers als dat schriftelijk is overeengekomen in de opdracht of een aparte verwerkersovereenkomst.
• Geen training. We gebruiken zakelijke API-accounts waarbij doorgifte voor model-training contractueel is uitgesloten. Voor Anthropic en OpenAI geldt onder hun zakelijke voorwaarden dat input en output niet voor training worden gebruikt.
• Minimalisatie. Waar mogelijk pseudonimiseren of redacteren we persoonsgegevens voordat een prompt naar een AI-leverancier gaat.
• Transparantie. In elk traject beschrijven we welke modellen, prompts en datastromen we inzetten en welke data het systeem verlaat.

5. Externe partijen (sub-verwerkers)

We schakelen de volgende partijen in voor de werking van de site en onze dienstverlening. Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten of vallen we terug op hun standaard data processing addendum.

Doorgifte buiten de EER. Een deel van bovenstaande partijen is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte. Voor doorgifte van persoonsgegevens leunen we op het EU-US Data Privacy Framework (waar de partij gecertificeerd is) en de Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie als aanvullende waarborg. Een actuele lijst per partij is op verzoek beschikbaar.

6. Cookies en tracking

De site laadt drie typen cookies en vergelijkbare technieken:

• Functioneel-noodzakelijk (geen toestemming vereist): cookies voor sessie, formulier-state en beveiliging.
• Analytisch (toestemming vereist): meten geanonimiseerd hoe de site wordt gebruikt zodat we hem kunnen verbeteren.
• Marketing (toestemming vereist): wanneer we campagnes draaien kunnen Meta Pixel, Google Ads conversie-tag of TikTok Pixel worden geladen voor het meten van advertentie-effectiviteit op campagnes die wij in opdracht draaien.

Een actueel cookie-overzicht met namen, doel, leverancier en bewaartermijn is op verzoek beschikbaar via robin@reflectagency.nl. Je kunt toestemming op elk moment intrekken via de cookie-instellingen of door cookies in je browser te verwijderen. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht op verwerkingen die op basis van een eerdere toestemming hebben plaatsgevonden.

7. Bewaartermijnen

• Contactberichten: 24 maanden na laatste contact, daarna verwijderd.
• Kennismakings-aanvragen die niet tot een opdracht leiden: 12 maanden, daarna verwijderd of geanonimiseerd.
• Klant- en projectdata: conform projectafspraken, uiterlijk 24 maanden na einde traject, behoudens fiscale bewaarplicht.
• Facturen en administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht artikel 52 AWR).
• Server- en applicatielogs: 30 dagen.
• Cookies: de termijn per cookie staat in de cookieverklaring. De meeste analytische cookies vervallen binnen 13 maanden.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: TLS op alle verbindingen, toegang via twee-factor-authenticatie waar mogelijk, principe van minimale rechten, beperkt aantal personen met toegang, versleutelde back-ups en periodieke review van de dependency-stack. Een volledige beschrijving is op verzoek beschikbaar.

9. Datalekken

Een datalek met risico voor betrokkenen melden we binnen 72 uur na ontdekking aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, voor zover wettelijk vereist, aan de betrokkenen zelf. Voor klanten die als verwerkingsverantwoordelijke optreden melden we relevante incidenten onverwijld zodat zij hun eigen meldplicht kunnen invullen.

10. Jouw rechten

Onder de AVG heb je recht op:

• Inzage in welke persoonsgegevens we van je verwerken (art. 15 AVG)
• Correctie van onjuiste gegevens (art. 16)
• Verwijdering wanneer er geen geldige grondslag meer is (art. 17)
• Beperking van de verwerking (art. 18)
• Dataportabiliteit (art. 20)
• Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (art. 21)
• Intrekken van eerder gegeven toestemming, zonder dat dit afbreuk doet aan eerdere verwerkingen op basis van die toestemming

Stuur een verzoek naar robin@reflectagency.nl. We reageren binnen één maand. Bij twijfel over je identiteit kunnen we om aanvullende informatie vragen voordat we het verzoek uitvoeren. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen besluiten met juridische of vergelijkbaar wezenlijke gevolgen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering. AI-output in onze projecten wordt altijd ingebouwd in een proces met menselijke validatie of expliciet opgezet en uitgelegd in samenspraak met de klant.

12. Data-verwijdering (Meta-app vereiste)

Wanneer je een verwijderverzoek doet voor data die wij via Meta Platforms (Facebook, Instagram, Threads, WhatsApp Business) hebben ontvangen of beheren, stuur dan een e-mail naar robin@reflectagency.nl met onderwerp "Data deletion request" en vermeld het ad-account, de Page-ID of de oorspronkelijke aanvraag. We verwijderen de betreffende persoonsgegevens uit onze systemen binnen 30 dagen en bevestigen schriftelijk. Voor data die je rechtstreeks bij Meta wil laten verwijderen, dien je het verzoek in via je Meta Accounts Center.

13. Wijzigingen

We passen dit beleid aan als wetgeving, partners of de werking van de site dat vereist. Versie en datum staan bovenaan. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we klanten actief en plaatsen we een aankondiging op de site. Eerdere versies zijn op verzoek opvraagbaar.

Vragen over dit beleid? Stuur ons een mailtje.