Versie 1.0 - laatste update 12 mei 2026
1. Welke data we van je hebben
Afhankelijk van hoe je met Reflect Media in contact bent gekomen, kunnen we onder andere de volgende gegevens hebben:
- Naam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsgegevens uit contact- of intakeformulieren.
- Berichten die je via onze website, chatwidget, e-mail of WhatsApp hebt gestuurd.
- Profielinformatie en publieke pagina-data die we via Meta Login of de Meta Graph API hebben ontvangen, wanneer je een van onze tools, formulieren of apps via Facebook of Instagram hebt gebruikt.
- Geanonimiseerde gebruiksstatistieken via Google Analytics 4 (alleen na toestemming).
- Conversie- en pixel-events die we voor onze klanten via Meta Pixel of Conversions API verzamelen - daar zijn wij in opdracht van de adverteerder de verwerker; verzoeken voor verwijdering van die data sturen we door naar de betreffende adverteerder.
2. Hoe je verwijdering aanvraagt
Stuur een e-mail naar robin@reflectagency.nl met onderwerp "Data-verwijderingsverzoek" en vermeld:
- De naam en het e-mailadres waaronder je bij ons bekend bent.
- Bij data van Meta-platforms: de Facebook-, Instagram- of WhatsApp-account waarmee je hebt ingelogd of contact had.
- Eventueel: de specifieke gegevens of het tijdvenster waarop je verzoek betrekking heeft.
Wanneer we twijfelen aan je identiteit, kunnen we om aanvullende verificatie vragen voordat we het verzoek uitvoeren - dit beschermt je tegen verzoeken door anderen die zich als jou voordoen.
3. Verwerktijd en bevestiging
We bevestigen je verzoek binnen 5 werkdagen en voeren de verwijdering uit binnen 30 dagen na bevestiging. Bij complexe verzoeken kan deze termijn verlengd worden tot 60 dagen, waarbij we je vooraf informeren.
Na verwijdering ontvang je een schriftelijke bevestiging met:
- Welke categorieën gegevens zijn verwijderd.
- De datum waarop de verwijdering is voltooid.
- Welke gegevens we wettelijk verplicht zijn te bewaren (zie sectie 5).
4. Verwijdering van Meta-platformdata
Wanneer je via een Reflect Media-applicatie hebt ingelogd met Facebook of Instagram, of wanneer we Meta-gegevens via de Graph API hebben opgevraagd, dan vallen die gegevens onder dit verzoek. We verwijderen ze uit onze eigen systemen.
Belangrijk: dit verwijdert geen data uit je eigen Meta-account zelf. Voor verwijdering binnen Facebook, Instagram of WhatsApp ga je naar het Meta Accounts Center of gebruik je de privacy-instellingen in de betreffende app. We kunnen je daarbij niet vertegenwoordigen of namens jou verwijderen.
Wanneer je de Reflect Media-app of -integratie wilt loskoppelen van je Meta-account, doe je dat via Instellingen → Apps en Websites in je Facebook- of Instagram-account.
5. Wat we wettelijk moeten bewaren
Een paar categorieën kunnen we niet meteen verwijderen omdat de wet een bewaarplicht oplegt:
- Facturen en boekhouding: 7 jaar conform de fiscale bewaarplicht (artikel 52 AWR).
- Contract- en projectdocumentatie: tot het einde van de wettelijke verjaringstermijn (5 jaar) wanneer er een lopende juridische of fiscale grondslag is.
- E-mailcorrespondentie met een handelskarakter: tot 7 jaar, voor zover die deel uitmaakt van de bedrijfsadministratie.
In die gevallen geldt: we beperken het gebruik tot het wettelijk verplichte doel en verwijderen het zodra de bewaartermijn verstreken is.
6. Andere rechten onder de AVG
Naast verwijdering heb je onder de AVG ook recht op:
- Inzage: een kopie van de persoonsgegevens die we van je verwerken.
- Correctie: aanpassing van onjuiste gegevens.
- Beperking: tijdelijk stoppen van bepaalde verwerkingen.
- Dataportabiliteit: een exporteerbaar bestand van je gegevens.
- Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
Stuur in dat geval een e-mail met de gewenste actie naar robin@reflectagency.nl. Een volledige uitleg vind je in ons privacybeleid.
7. Klacht indienen
Ben je niet tevreden met hoe we je verzoek behandelen, dan kun je altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. We adviseren wel: laat het ons eerst weten - meestal lossen we het samen op.
8. Contact
Vragen over data-verwijdering of dit proces? Stuur een e-mail naar robin@reflectagency.nl of bel +31 6 21 94 93 43.
Verantwoordelijke in de zin van de AVG is Reflect Media, Beellaan 12, 5251 SM Vlijmen, KvK 81053908.